УТВЕРЖДЕНА

на заседании Общественной платы Владимирской области

8 июня 2011 г.

Владимирской области

Инструкция определяет организацию и порядок документационного обеспечения деятельности Общественной палаты Владимирской области (далее – Общественная палата), устанавливает единые правила работы с документами независимо от вида носителя информации.

Организация и совершенствование системы делопроизводства, контроль за его соблюдением в Общественной палате осуществляется назначенным членом Общественной палаты.

         Общий контроль прохождения документов в комиссиях возложен на председателей комиссий.

В случае утраты документов член Общественной палаты должен об этом немедленно сообщить Председателю Общественной палаты, который назначает служебное расследование.

         2.1. Документирование – запись информации на различные носители по установленным правилам.

         Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать по внешним признакам, отражающим форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

         Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документоведения.

         Подлинник документа – официальный юридически значимый документ, подписанный соответствующим должностным лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

         Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и который как юридически полноценный аналог бумажного документа удовлетворяет следующим требованиям:

         - создан, передается и хранится с помощью программных и технических средств;

         - может быть представлен в форме, понятной для восприятия человека, в том числе на бумажном носителе;

         - содержит реквизиты, позволяющие его идентифицировать, а также проверить его подлинность и целостность.

         Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или части их, не имеющий юридической силы.

         Заверенная копия документа может быть произведена любым способом и может иметь отличную от подлинного документа форму представления.

         Заверение копии документа осуществляется лицом, уполномоченным на выполнение таких действий.

         Выписка – копия части документа, оформленная в установленном порядке.

         В соответствии с назначением документы подразделяются на:

- нормативную документацию,

- договорную документацию,

- конкурсную документацию,

- информационную документацию.

         Поручение – организационно-распорядительный документ, которым оформляется рассмотрение вопроса и в котором указаны: исполнитель, задание, срок и другие условия его исполнения.

         Протокол – организационно-распорядительный документ, которым оформляются решения Общественной палаты, ее комиссий, Совета Палаты, принятые на заседании Общественной палаты и ее комиссий, заседании Совета.

         Функционально-технологическая документация – составная часть нормативной документации, включающая регламенты, порядки, инструкции, положения, методики, регулирующие технологические, организационные, и иные стороны деятельности Общественной палаты в целом.

         К конкурсной документации относятся конкурсные заявки, решения, принимаемые конкурсной комиссией (протоколы заседаний  конкурсной комиссии) и другие документы, рассматриваемые конкурсной комиссией Общественной палаты.

         К информационно-справочным документам относятся докладные, служебные и объяснительные записки, справки, сводки, опросные листы, объявления, приглашения, заключения, отзывы и т.п. документы.

         Документооборот- это движение документов с момента их создания (получения) до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело (уничтожения).

         Управление документопотоками включает регистрацию и учет составляющих их документов.

         Обмен официальными внутренними документами осуществляется, как правило, на бумажном носителе, но возможен и в электронном виде. В необходимых случаях документы регистрируются ответственным секретарем.

         Не допускается внутренняя переписка между членами Общественной палаты по вопросам, которые не требуют документального оформления и могут быть решены посредством личных переговоров.

         Поступающие в Общественную палату документы образуют поток входящей корреспонденции и называются входящими документами.

         Все отправляемые из Общественной палаты документы образуют поток исходящей корреспонденции и называются исходящими документами.

         Все прочие создаваемые и используемые в Общественной палате документы называются внутренними документами.

         2.4.1. Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности Общественной палаты.

         Документооборот обеспечивается выполнением определенных делопроизводственных операций.

С входящими документами выполняются следующие делопроизводственные операции:

- прием корреспонденции для Общественной палаты;

- распределение полученной корреспонденции;

- проверка целостности упаковки, правильности адресования, вскрытие конвертов, сверка вложений;

-систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

- распределение документов для доклада Председателю Общественной палаты;

-  учет поступающей литературы, сборников, брошюр и др.;

- изготовление ксерокопий входящих документов;

- получение, регистрация и отправка факсов;

- обработка поступающих телеграмм;

- передача документов в комиссии Общественной палаты;

- отметка в журнале об исполнении документов;

- составление статистических отчетов по входящим документам.

- справочная работа по документам.

С исходящими документами выполняются следующие делопроизводственные операции:

- изготовление необходимого количества экземпляров бумажных копий  подготовленных, согласованных и завизированных  проектов документов;

- подписание документа на бумажном носителе Председателем Общественной палаты или заместителем, исполняющим в данный момент функции Председателя;

- хранение второго экземпляра документа на бумажном носителе со всеми сопутствующими ему документами и визами осуществляется ответственным за ведение делопроизводства членом Общественной палаты;

-  проверка правильности оформления, адресования, наличия приложений, указанных в основном документе;

- проставление регистрационного номера исходящих документов по обращениям граждан;

- сортировка исходящей корреспонденции по адресатам и для направления в архив копий документов;

- написание адресов на конвертах;

- заклеивание конвертов;

- подшивка документов и реестров в соответствующие номенклатурные дела;

- изготовление ксерокопий исходящих документов;

- составление статистических отчетов по исходящим документам;

- справочная работа по исходящим документам.

         Регистрация документа – запись учетных сведений о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления.

         Регистрация документа проводится после его получения, подписания или утверждения.

         Регистрация заключается в записи названия и номера документа, в присвоении ему регистрационного индекса, даты регистрации и указании места хранения, а также рассмотрении документа в рамках компетенции регистрирующего подразделения, а в случае обнаружения несоответствия документа принятым стандартам – возврате на доработку в комиссию, внесшую документ на регистрацию.

         Регистрационный индекс документа – цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

         Любой документ подлежит однократной регистрации, в результате которой ему присваивается регистрационный индекс (номер), однозначно идентифицирующий документ на протяжении всего цикла с момента создания или получения до отправки или завершения исполнения документа.

         Перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации, изложен в разделе 7 настоящей инструкции.

         Дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку.

         Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, который утверждается Председателем Общественной палаты, с указанием сроков их хранения, оформленный в соответствии с Инструкцией.

         Номенклатура дел предназначена для группирования исполненных документов в дела с учетом сроков хранения.

         Индекс дела, номер дела – цифровое обозначение дела в номенклатуре дел подразделения.

         Формирование дела – помещение исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел подразделения и упорядочение документов внутри дела.

         Доставка документов и иной корреспонденции в Общественную палату осуществляется средствами почтовой, электронной связи, а также нарочным порядком.

         Документы, поступающие в Общественную палату на бумажных носителях проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Председателем и передаются ответственному секретарю.

         Прием и первичная обработка документов осуществляется ответственным секретарем. В процессе первичной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки.

         Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично», которые передаются адресату.

         При обнаружении повреждений и отсутствии вложенных документов (несоответствия их количества указанному по тексту) составляется и регистрируется акт в двух экземплярах: первый направляется отправителю, второй приобщается в номенклатурное дело.

         Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

3.3.1. Документы, адресованные Общественной палате, регистрируются ответственным секретарем, за исключением документов, не подлежащих регистрации (раздел 7 настоящей инструкции).

3.3.2. На всех регистрируемых документах (в правом нижнем углу) лицевой стороны первой страницы документа проставляется дата регистрации документа и его регистрационный номер.

В журнал регистрации обязательно заносятся следующие учетные реквизиты документа:

- регистрационный номер и дата документа;

- адресат;

- сведения об авторе (корреспонденте, подписавшем документ): фамилия, имя, отчество;

- заголовок документа или его краткое содержание;

- список лиц, которым документ передан.

Если в регистрируемом документе имеется ссылка на предыдущую переписку по данному вопросу, то в журнале регистрации фиксируется связь (делается отметка) с ранее поступившим документом.

         Передача отправляемых документов адресатам осуществляется почтовой, электронной связью.

         Документы для отправки ответственному за ведение делопроизводства члену Общественной палаты передаются полностью оформленными: подписанными, с визами на 2-м экземпляре председателя комиссии, а также подколотым входящим документом, на который дается ответ.

         Виза представляет собой личную подпись, расшифровку подписи, дату и проставляется на последнем листе второго экземпляра.

         3.6.1. Исходящие письма Общественной палаты печатаются на бланках установленной формы.

         3.6.2. При направлении письма руководителю учреждения или его заместителю наименование этого учреждения должно входить в состав наименования должности адресата. Если адресатом является организация и ее структурное подразделение, адресат указывается в именительном падеже.

При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, инициалы указываются перед фамилией.

При направлении письма физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Почтовый адрес указывается полностью: индекс, республика, край, область, город, улица, номер дома и квартиры.

         Почтовый адрес в письмах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, органы законодательной и исполнительной власти не указывается.

         3.6.3. Текст письма отделяется от наименования адресата 2-мя межстрочными интервалами и печатается через один интервал.

         Текст письма излагается от первого лица единственного или множественного числа или от третьего лица единственного числа («прошу выделить», «просим направить»). Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается в центре страницы.

         3.6.4. Ссылка на приложение отделяется от текста одним межстрочным интервалом и печатается от левой границы полей без абзаца:

а) отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 1 л. в 2 экз.

б) если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то в ссылке на приложение указывается его наименование; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Приложение:  1. (наименование) на ___ л. в ___ экз. (через один меж-

         2. (наименование) на ___ л. в ___ экз.             строчный интервал)

в) если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

г) если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

         3.6.5. Подпись – обязательный реквизит письма – помещается после текста документа и перечисления приложений, если они есть, и отделяется от текста 3-мя межстрочными интервалами.

         В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

         Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывать фактическую должность лица, подписавшего документ и его фамилию. Исправления можно внести от руки или машинописным способом, например, «и.о.», «зам.». Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

         Если письмо подписывают несколько должностных лиц, их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

         При подписании письма несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные комиссии, их подписи располагают на одном уровне.

         Если письмо подписывают руководители двух и более комиссий, то их подписи располагаются на одном уровне, причем слева размещается подпись руководителя комиссии, по инициативе которой создавался документ.

         3.6.6. Регистрация письма проводится после его подписания. Регистрационный номер – цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска. Регистрационный номер входит в состав реквизитов бланка, проставляется одновременно с датой. Дата и регистрационный номер могут записываться от руки или в электронном виде. Датой письма является дата его регистрации.

         3.6.7. На всех экземплярах исходящих писем в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа указываются реквизиты исполнителя (инициалы, фамилия и телефон).

         3.6.8. Письмо не должно содержать более четырех адресатов, при этом подписывается каждый экземпляр. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов исполнитель составляет указатель рассылки.

документов в комиссиях Общественной палаты

         4.1. Все документы, рассмотренные Председателем, направляются для исполнения в комиссии.

         4.2. Зарегистрированные документы учитываются в комиссиях.

         4.3. Председатели комиссий организуют исполнение поступивших к ним документов.

         Указания исполнителям даются в форме резолюции, которая должна содержать фамилию исполнителя, порядок и дату исполнения документа.

         4.4. Передача документов из одной комиссии в другую производится Председателем Общественной палаты.

         4.5. Каждый член Общественной палаты персонально отвечает за исполнение и сохранность направленных ему документов.

         5.1. Контроль исполнения документов включает в себя: регистрацию документа в журнале регистрации (постановку документа на контроль), регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

         5.2. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

         5.3. Приостановить исполнение документа, а также отменить его исполнение или продлить срок имеет право только Председатель.

         5.4. При невозможности выполнить поручение в установленные сроки ответственный исполнитель не позднее 3-х дней до его истечения письменно (на бумажном носителе) докладывает председателю комиссии, давшему поручение, обоснованное предложение о необходимости изменения срока его исполнения, указывая при этом новый срок исполнения поручения, а также письмо адресату с информированием о продлении срока.

5.5. После принятия решения о продлении срока исполнения в журнал вносится новый срок исполнения и основание его продления.

         5.6. Документ считается исполненным, если приняты решения по всем поставленным в нем вопросам и автору запроса дан ответ.

         Исполненные документы списываются «в дело».

         5.7. Непосредственные исполнители отвечают за фактическое исполнение документов в установленные сроки.

6.1. Решения, принятые на заседаниях Палаты, оформляются протоколами в срок до 5 дней.

Проект протокола заседания (приложение № __) составляется Ответственным секретарем и подписывается председательствующим на заседании.

Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в тексте протокола.

6.2. Протоколы нумеруются по единой нумерации.

         Не подлежат регистрации:

- пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы, открытки;

- рекламные извещения, плакаты, карты, схемы и др.;

- периодические издания (газеты, журналы, книги);

- информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, телефонные справочники и др. материалы);

- документы на иностранных языках (без перевода); бюллетени для голосования, направленные без сопроводительного письма;

- документы без подписи.

8.1. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

         - в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается группировать в дела черновые экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;

- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- в дело включается только один экземпляр каждого документа;

- каждый документ, подшитый в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

- в дело подшиваются документы за один календарный год;

- дело должно содержать не более 250-ти листов и быть толщиной не более       4-х см.

         8.2. Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке по номерам.

         8.3.На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

         8.4 Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.